FastBill - Rechnungen erstellen und verwalten

Einen Überblick über allen aktuellen Zahlungseingänge, ausstehende Beträge und eigenen Zahlungsverpflichtungen zu haben, ist eine der Grundvorausetzungen jedes erfolgreichen Geschäfts. Mit dem FastBill Business Tool erhalten Unternehmer eine Möglichkeit, die Buchhaltung zentral zu organisieren und Daten digital zu verwalten. Was dieses Tool darüber hinaus noch auszeichnet, zeigt dieser detaillierte Bericht.

Kurzer Überblick

Belege, Rechnungen und Mahnungen verwandeln sich schnell in einen unübersichtlichen Berg aus Papierkram. FastBill will daher nicht nur seinem Namen nach mit dem passenden Business Tool einen Beitrag dazu leisten Rechnungen schnell zu erledigen. Dafür setzt sich das Tool aus einer Mischung aus

• Vorlagen Editor
• Einnahmen- und Ausgaben Überblick für die Steuer und
• Archiv

zusammen. Alle Funktionen zusammen bieten eine umfassende Organisation der Buchhaltung, können jedoch auch einzeln ganz nach Bedarf genutzt werden. Da viele Vorlagen bereits vorhanden sind, ist das Tool besonders für Selbstständige und Kleinunternehmer geeignet, die dadurch wertvolle Zeit zum Designen von Rechnungen oder auch Briefpapier einsparen. Zur Nutzung von FastBill wird ein Account erstellt, der während der gesamten Nutzungsdauer zur Verfügung steht. Für jede Aktion mit FastBill ist daher ein Login auf der Seite notwendig, um sich mit dem Server und damit den dort gespeicherten Daten zu verbinden.

Funktionen

Die Funktionen auf FastBill drehen sich zwar alle um die Buchhaltung, sind aber dennoch sehr umfangreich, um so den Nutzen zu erhöhen. Zu den grundlegenden Funktionen zählen

• das Erstellen von Angeboten
• das Erstellen von Rechnungen
• der Finanzüberblick
• die Erfassung aller schriftlichen Belege und
• die Übermittlung aller Einnahmen und Ausgaben an den Steuerberater.

Die Funktionen sind jeweils nur im Account verfügbar. Ein Arbeiten im Offlinemodus ist somit nicht möglich. Dafür überzeugt der leicht zu bedienende Vorlagen-Editor durch eine simple Nutzung, für die keinerlei Vorkenntnisse erforderlich sind. Stattdessen können damit leicht Schriftarten, Logos oder weitere Bestandteile von Angeboten und Rechnungen angefertigt werden. Einmal designte Vorlagen können zudem gespeichert werden, wodurch diese nur einmal hergestellt und dann immer wieder verwendet werden können.

Eine weitere Funktion richtet sich speziell an alle steuerrechtlichen Aspekte der Buchhaltung. Erfasst werden dabei alle eingehenden Zahlungen, um eine aussagekräftige Einnahmen- und Ausgabenrechnung aufzustellen. Unter der Rubrik Monatsreport wird dieser auf Wunsch automatisch erstellt und direkt per E-Mail an den Steuerberater weitergeleitet. Das Sammeln von Rechnungen und das Abgeben beim Steuerberater wird somit zu einem Posten, der mit FastBill von nun an für andere Aufgaben genutzt werden kann.

Eine weitere Funktion besteht in dem Archiv. Dieses ist für die Verwaltung von Belegen nutzbar. Dabei können die schriftlichen Belege sowohl mit den Handy eingescannt und auf FastBill hochgeladen als auch eingescannt und an die bei der Erstellung eines Accounts vergebene E-Mail Adresse versendet werden. In beiden Fällen befinden sich die digitalen Daten nun in der Cloud und sind jederzeit nach Belieben verwendbar. Gleiches gilt auch für den Import von Kundendaten, die es ermöglichen, zu jedem Kunden eine Notiz anzuheften. Auf dieser können frühere Erfahrungen mit dem Kunden vermerkt werden, die den jeweiligen Mitarbeitern im Umgang weiterhelfen. Wird der Service von FastBill nicht länger benötigt, können die im Account vorhandenen Daten ebenso leicht wieder exportiert werden. Die Kontrolle über die Daten liegt daher auch in der digitalen Form weiterhin ganz bei den Selbstständigen und Kleinunternehmern.

Verwendungszwecke

Der Service von FastBill nutzt die Cloud Technologie. Das macht es möglich, alle Daten an einem zentralen Ort abzulegen und darauf mit verschiedenen Geräten Zugriff zu nehmen. Dabei kann es sich sowohl um PCs und Laptops als auch mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets handeln. Weiterhin bietet FastBill auch eine eigene Scan-App an, mit der schriftlich verfasste Belege und Rechnungen binnen Sekunden digital erfasst werden. Zugriff auf die Cloud kann je nach Account nicht nur derjenige haben, der den Vertrag abgeschlossen hat, sondern bis zu neun weitere Personen. Dabei handelt es sich in der Regel um Mitarbeiter, die ihre eigene Buchführung dadurch auch mit denen der Kollegen synchronisieren können.

Datenschutz

Der Datenschutz nimmt bei FastBill einen hohen Stellenwert ein. Dies beginnt, indem auf die Informationen von den Mitarbeitern selbst nur bedingt zugegriffen werden kann. Jede Weiterreichung von Daten an Dritte muss gesondert autorisiert werden, was es so gut wie ausgeschlossen macht, das Unberechtigte Zugriff auf die jeweiligen Daten nehmen. Geschützt werden diese durch eine 256-Bit-SSL-Verschlüsselung, welche bei jeder Verbindung zum Server von FastBill genutzt wird. Zusätzlich verwendet das Tool Cookies – bei diesen handelt es sich sowohl um Sessioncookies als auch dauerhafte, welche den Nutzer beim Anmelden automatisch erkennen. Werden diese nicht verwendet, können die zu nutzenden Funktionen auf der Webseite eingeschränkt sein.

Fastbill Preise und Versionen

Erhältlich ist FastBill in insgesamt vier verschiedenen Versionen. Diese zeichnen sich sowohl durch unterschiedliche Funktionen als auch die Preisgestaltung aus. Bei den kostenpflichtigen Versionen wird der Preis jeweils im Voraus per Lastschrifteinzug aus fällig. Weiterhin gelten die abgeschlossenen Verträge jeweils unbegrenzt und verlängern sich somit automatisch um den eingetragenen Zeitraum. Der Vertrag kann jedoch jederzeit bis zu zwei Wochen vor der automatischen Verlängerung rechtskräftig gekündigt werden. Dies gilt sowohl für die monatlichen Abos als auch das Jahresabo. Lediglich das kostenlose 1-monatige Testabo muss nicht gekündigt werden, da es automatisch endet und sich nicht in einen kostenpflichtigen Account umwandelt.

Die aktuellen Preise umfassen:

• Testmonat 0 Euro
• „Complete“ 5 Euro monatlich (bzw. 50 Euro jährlich)
• „Plus“ 19 Euro monatlich (bzw. 190 Euro jährlich)
• „Plus 10“ 49 Euro monatlich (bzw. 490 jährlich)

Bei den Plus und Plus 10 Versionen ist der Zugriff zudem nicht auf eine Version beschränkt. Jeweils bis zu drei oder zehn Benutzer können hier zugleich Zugriff auf das Tool nehmen und dort die Buchhaltung erledigen.

FastBill Kosten

Kontakt

Bei Fragen rund um FastBill steht ein eigener Support per E-Mail oder Telefon zur Verfügung. Eine Antwort per E-Mail erhalten Interessierte über das Kontaktformular auf der Webseite sowie unter der Adresse support@fastbill.com. Persönlicher Kontakt per Telefon wird unter der Nummer +49 69 348 772 925 jeweils von Montags bis Freitags in der Zeit von 10 bis 18 Uhr gewährleistet. Beantwortet werden bei beiden Varianten jedoch nur Fragen zum Produkt. Hilfe bei Buchhaltungsproblemen oder auch steuerrechtliche Empfehlungen werden dagegen nicht gegeben.

Fazit

FastBill hilft als Tool in erster Linie dabei Ordnung in die Buchhaltung zu bringen. Verpasste Zahlungseingänge, vergessene Rechnungen oder auch verspätete Mahnungen gehören damit der Vergangenheit an. Als zweiter Punkt wirkt sich auch die Zeitersparnis durch die selbstständige Übermittlung der monatlichen Abrechnungen positiv auf den Arbeitsalltag aus.

Pro

• Leicht verständlicher Vorlagen-Editor
• Aktueller Überblick über alle Zahlungen und Zahlungsrückstände
• Notizfunktion
• Archivierung von belegen per Scan App

Contra

• richtet sich in erster Linie an Selbstständige und Kleinunternehmen

Video zum Anbieter:

Bildnachweis: ©FastBill / www.fastbill.com^*