Trello - Aufgabenverwaltung leicht gemacht

Gute Organisation ist in einem Unternehmen der Schlüssel zum Erfolg. Nicht selten arbeiten gerade in mittelständischen und größeren Unternehmen jedoch mehrere Mitarbeiter als Team oder sogar auch mehrere Teams an einem gemeinsamen Projekt, was natürlich eine besondere Koordination der Teilaufgaben des gesamten Projekts erforderlich werden lässt. Ohne eine Software kann der Projektleiter sehr schnell den Überblick verlieren – eine große Arbeitserleichterung kann hierbei das Tool Trello sein.

Wer steht hinter Trello

Entwickelt wurde das Business-Tool, welches jedoch auch als private „To-do“-Software genutzt werden kann, im Jahr 2011 von dem Unternehmen Fog Creek Software. Vorgestellt wurde es auf der Konferenz für Startups TechCrunch Distrupt. Im Jahr 2014 verließ Trello sein Mutterunternehmen als neues Unternehmen Trello Inc. Zum Zeitpunkt des Ausstiegs konnte das Tool bereits rund 4,7 Millionen Nutzer für sich gewinnen.

Die großen Vorteile von Trello

Ein sehr großes Plus des Tools ist seine überaus hervorstechende Benutzerfreundlichkeit, die jedoch keine Leistungseinbußen nach sich ziehen. Im Gesamtprodukt ist sowohl die Organisation von ganzen Unternehmen oder auch Sportvereinen mithilfe von Boards, Karten und Listen möglich, wobei der Inhalt von Trello durch den Nutzer individuell festgelegt werden kann. Jedem noch so kleinen Notizzettel in dem Tool kann eine bestimmte Aufgabe zugeordnet werden so dass sich ganze Brainstorming-Sessions mit dem Programm planen und durchführen lassen. Somit können mehrere Nutzer gleichzeitig mit dem Programm arbeiten und ihre eigenständigen Ideen in das Tool einpflegen, bis anschließend für das gemeinschaftliche Projekt ein großes Gesamtbild entsteht.

Welche Tools bietet das Programm?

Der Grundaufbau des Tools besteht aus insgesamt vier Untertools. Organisationen, Boards, Listen sowie Karten sind direkt in das Programm Trello integriert. Die Boards fungieren als Grundlage des Projekts, welches von dem Nutzer organisiert werden soll. Die Art des Projekts ist für Trello unerheblich, da das Board im Grunde genommen lediglich eine Tafel ist. Auf dieser Tafel können sämtliche Aufgaben eingepflegt und entsprechenden Mitarbeitern zugeordnet werden. Durch den Umstand, dass jede Tafel auch als eine Art Tabelle dargestellt werden können, behält jeder Koordinator stets den Überblick über die einzelnen Phasen der Bearbeitungsstufen. Der große Vorteil dieser Arbeitsfunktion ist die Tatsache, dass das Tool branchenübergreifend genutzt werden kann und die Tabellen auch mit nahezu beliebig vielen Spalten dargestellt werden können. Wer beispielsweise eine große Feier im privaten Rahmen plant kann mit dem Tool eine Gästeliste erstellen und die Speisegewohnheiten der einzelnen Gäste einpflegen, was sicherlich auch im Gastronomiebereich nicht unerheblich ist.

Die Karten dienen als Notizzettel, die durchaus auch mit einer simplen Haftnotiz verglichen werden können. Sie bieten Platz für Ideen und können den einzelnen Listen zugeordnet werden, so dass gewährleistet wird, dass die einzelnen Aufgaben aus dem Board auch pünktlich von dem dafür zuständigen Nutzer abgearbeitet werden. Die Karten können jedoch auch als simple Einkaufsliste genutzt werden, die Nutzervielfalt ist ein sehr großes Plus dieser Funktion in dem Tool. Das Tool Organisation ist im Grunde genommen ein Programm im Hauptprogramm, da es sich sehr stark spezifizieren lässt. Der Zugriff auf die Organisation kann durch Passwortsicherung einem ganz bestimmten Personenkreis vorbehalten werden, da sich hier vollständig eigene Boards, Karten und Listen befinden.

Die ersten Schritte mit Trello und anfallende Kosten

Vor der ersten Nutzung des Tools ist es erforderlich, zunächst ein Benutzerkonto anzulegen. Dieser Schritt ist nicht sehr zeitintensiv und kann mit wenigen Angaben durchgeführt werden. Der Vorname sowie die Mail-Adresse nebst individuellem Passwort ist für die Nutzung bereits ausreichend. Ist dieser Schritt erst einmal durchgeführt stehen die vollen Funktionen von Trello dem Nutzer zur Verfügung. Besonders betont werden sollte der Umstand, dass Trello im Grundsatz kostenlos zur Verfügung steht. Die Programmvielfalt ist hierdurch nicht eingeschränkt und der Nutzer kann das Programm sowohl über den Browser als auch mittels mobiler App auf dem Smartphone oder Tablet zur Organisation eines Projekts nutzen. Die hierfür benötigten Daten werden von dem Tool zwischen den gesamten Geräten, die das Programm nutzen, synchronisiert. Somit bleibt jeder Nutzer jederzeit auf dem neuesten Stand. Die einzigen Einschränkungen gegenüber der kostenpflichtigen Version von Trello besteht in dem Umstand, dass die Boards lediglich einfarbige Hintergründe im Standardformat zu bieten haben und dass der Maximalspeicher für Anlagen auf insgesamt 10 MB begrenzt ist. Die Speichereinschränkung sollte sich jedoch nicht negativ auf die Nutzung auswirken, da selten Anlagen über 10 MB auch wirklich benötigt werden. Wer einen verstärkten Wert auf Individualisierung des Tools legt, der kann für 45 Dollar jährlich natürlich auch die Premiumversion nutzen und erhält eine Maximalspeichergröße von 250 MB. Dazu können dann individuelle Hintergrundbilder eingestellt werden, was optisch schon einiges hermacht.

Hintergrundbilder mit Trello Gold

Da Trello auch online genutzt werden kann stellt sich nunmehr naturgemäß die Frage nach dem Datenschutz. In diesem Punkt erfüllt das Tool alle Voraussetzungen der EU-Datenschutzrichtline mit dem wohlklingenden Namen Safe Harbor, die auch europäischen Unternehmen die Möglichkeit der Übermittlung von personenbezogenen Daten in die Vereinigten Staaten von Amerika bietet. Diese Daten können auch auf den amerikanischen Servern gespeichert werden, so dass Trello auch die interkontinentale Zusammenarbeit unterstützt. Der Nutzer hat die Wahl, ob er über die Nutzeroberfläche seine Daten privat geschützt oder doch lieber öffentlich speichern möchte. Die Privatsphäre lässt sich mit Trello also sehr gut schützen, bei der öffentlichen Speicherung über das Internet bietet natürlich diesen Schutz nicht, so dass jeder projektbezogene Nutzer Zugriff auf die Daten hat. Die Zugriffsrechte können jedoch von dem Projektorganisator natürlich auch wieder entzogen werden.

Trello Screenshots:

Bildnachweis: © www.trello.com